În ultimul timp am primit din ce în ce mai multe semnale de la noii noștri clienți că relația acestora cu foștii contabili/societăți de contabilitate a fost de multe ori deficitară și uneori chiar conflictuală, în majoritatea cazurilor aceste probleme apărând de la o lipsă de comunicare sau lipsă de ințelegere reciprocă. Cu toții ne dorim parteneri de afaceri cu care să avem o relație de succes și cum orice afacere are nevoie de un contabil, relația cu acesta poate deveni de multe ori foarte importantă pentru viitorul financiar al societății comerciale. Nu ne dorim să găsim vinovați sau să facem procese de intenție nimănui ci să incercăm să oferim un mic ghid de conlucrat cu contabilul dumneavoastră. Ca să fie cât mai clar îl vom structura cronologic, începând cu întrebările pe care trebuie să le punem atunci când pornim o afacere și terminând cu detaliile necesare firmelor care sunt deja pe piață de ceva timp.
Pentru afacerile noi primele întrebări pe care trebuie să le puneți contabilului cu care lucrați sunt:
– Pentru ce tip de societate să optez în derularea afacerii mele? Există mai multe tipuri de societăți comerciale, fiecare având avantaje și dezavantaje în funcție de domeniul de activitate pe care doriți să intrați. Câteva exemple – P.F.A. (persoană fizică autorizată), P.F.A. normă de venit, S.R.L. (societate cu răspundere limitată), S.R.L.-D. (debutant), S.A. (societate pe acțiuni) etc. Un contabil pregătit va putea întotdeauna să vă indice forma de organizare cea mai potrivită pentru firma dumneavoastră.
– Plătitor sau neplătitor de T.V.A.? Societatea nou înființată va fi întotdeauna neplătitoare de T.V.A. dar poate oricând alege să treacă pe regimul fiscal de plătitor depunând o cerere la A.N.A.F. Pentru ambele variante există argumente pro și contra, vă recomandăm să alegeți numai după o discuție cu contabilul dumneavoastră.
După ce v-ați decis care sunt variantele cele mai bune pentru afacerea pe care doriți să o porniți, înființați societatea comercială. Imediat după asta urmează un nou set foarte important de detalii pe care să le puneți la punct cu contabilul dumneavoastră.
– Ce acte și registre obligatorii trebuiesc cumpărate? Conform legii, fiecare societate comercială nou înființată este obligată în termen de 30 de zile să își cumpere registrul unic de control. Acesta este doar un exemplu, în funcție de domeniul de activitate pot exista și alte documente sau registre care trebuiesc cumpărate sau completate la startul societății.
– Mă angajez la propria firmă? Devin administrator sau rămân doar asociat? Prezentate din timp, avantajele și dezavantajele acestei alegeri vă pot salva multe dureri de cap și timp pierdut din cauza unei alegeri incorecte la început de drum.
– Voi avea angajați? Înainte de angajare, conform legii, persoana respectivă trebuie să obțină fișa de aptitudini, altfel contractul este considerat nul. Un alt aspect important când vine vorba de angajări este dosarul pentru protecția muncii, dosar obligatoriu în țara noastră. Contabilul dumneavoastră vă poate îndruma către o firmă care să vă ajute cu actele necesare întocmirii dosarului de protecție a muncii pentru viitorii angajați. Interesați-vă de aceste aspecte din timp pentru a evita eventualele neplăceri și amenzi.
– Soluții financiare pentru afacere? Ca orice afacere și firma dumneavoastră are nevoie de bani, intrebați-vă contabilul dacă pe domeniul ales de activitate există posibilitatea accesării unor fonduri nerambursabile sau la dobânzi foarte mici (fonduri europene, programe guvernamentale, linii de credit avantajoase), un contabil profesionist va putea oricând să vă pună în legatură cu furnizori de asemenea servicii.
Pentru a primi un răspuns cât mai corect și cuprinzător la toate aceste întrebări trebuie să oferiți la rândul dumneavoastră o serie de date și detalii cu privire la afacerea pe care o aveți. Astfel fiți cât mai deschis cu contabilul dumneavoastră și încercați să ii oferiți date despre domeniul de activitate al societății, numărul de salariați actuali și/sau prognozați, o estimare a cifrei de afaceri pe următorul an fiscal plus orice alte detalii conexe afacerii dumneavoastră care pot fi cerute de acesta. Cu cât informațiile oferite sunt mai detaliate cu atât răspunsurile primite vă vor aduce mai multă plus valoare afacerii dumneavoastră.
Pentru societățile comerciale deja înființate setul de întrebări este un pic diferit dar, mare atenție, este valabil și pentru start-up-uri așa că și antreprenorii la început de drum trebuie să le ia în considerare.
– Firma de contabilitate/contabilul este membru CECCAR? CECCAR este o abreviere a “Corpul experților contabili și contabililor autorizați din ROMÂNIA”. Aceasta este un organism de stat care atestă calitatea unui contabil prin acreditĂri specifice. CECCAR furnizează, programe naţionale de educaţie şi dezvoltare a contabililor din întreaga economie, prin intermediul Programului Naţional de Dezvoltare Continuă a Profesioniştilor Contabili Români.
– Optimizare taxe și impozite. Afacerea dumneavoastră are nevoie nu doar de un “robot” care care să introducă facturi și chitanțe într-un program de contabilitate, ci de un contabil care să știe cum și ce să facă pentru a vă optimiza nivelul taxelor și impozitelor datorate statului. Uneori diferența intre un “robot” și un contabil poate să vă aducă plus valoarea de care aveți nevoie pentru a vă dezvolta și mai mult propria afacere.
– Informații și rapoarte lunare. O informare corectă și la timp vă poate ajuta să luați cele mai bune decizii pentru afacerea dumneavoastră, așa că cereți aceste informări și rapoarte în fiecare lună astfel încât să fiți tot timpul la curent cu toate informațiile financiare din firmă.
– Firma de contabilitate/contabilul are încheiată o asigurare de răspundere civilă profesională? Firmele de contabilitate sunt obligate să încheie un contract de asigurare de risc profesional. Această asigurare acoperă prejudiciile cauzate clienţilor/beneficiarilor, ca urmare a unor acte, fapte, săvârşite din culpa societății de contabilitate (erori, omisiuni, greşeli proprii comise fără intenţie), în timpul şi/sau în legătură directă cu desfăşurarea activităţii profesionale.
De multe ori cele mai mari probleme apar de la lipsa comunicării între cele două părți și o impresie greșită a antreprenorilor asupra ceea ce face de fapt un contabil. O atitudine deschisă și sinceră va aduce mult mai multe avantaje ambelor părți. Urmând acest mic ghid, conlucrarea cu firma dumneavoastră de contabilitate ar trebui să devină una mult mai coerentă și profesionistă. Sperăm că articolul acesta vă va fi de ajutor și vă stăm la dispoziție cu răspunsuri la toate intrebările de mai sus sau cu orice alte detalii care v-ar interesa.
